仕事でのメールのやりとりがストレス
と悩んでいる方
この記事では
- メールチェックはストレスの元
- 脳を有効活用する方法
についてお話していきます。
仕事に集中したいのに、ひっきりなしにメールが舞い込んできて、返信に追われて仕事ができない、と嘆く声をよく耳にします。
メールはビジネスにおいても日常的に使用する連絡ツールですが、メールでのやりとりでストレスを感じてしまう場面も多々あるようです。
メールチェックはストレスの元
メールは、すぐに自分の気持ちを伝えることができる便利な連絡ツールです。
しかし、メールでのやりとりにストレスを感じる人は多いようです。
■メールがストレスになる!?
メールが電話や対面よりも、自分と相手のレスポンスにタイムラグが発生しやすいことにあります。
依頼や確認のメールを送って相手からの返事が遅い場合、「忙しいのだろうか」「忘れているのだろうか」とイライラするだけでなく、相手がそれを読んでどこまで実行してくれているのかを把握できないので、仕事をスムーズに進めることも難しくなります。
■メールチェックは1日10回以上!?
メールチェックの頻度は、どのくらいが「普通」なのでしょうか。
ビジネスでメールを使う男女1,422人のアンケート調査によると、メールの確認頻度は「1日に10回以上」（42.33%）が最も多かったそうです。
メールを迅速に返信することは大切ですが、24時間常に迅速に対応するのは現実として不可能であり、四六時中メールチェックばかりしていては精神的に疲れてしまいます。
■「朝一番のメール返信」はもったいない
出社したらすぐメールを確認、返信するという人は多いですが、これは「脳」の観点からおすすめできません。
朝は、脳が最も活性化している時間帯です。
発想力も高まっているため、新しい企画や、進行中の案件について深く考えるのに向いています。
そのため、この時間帯をメールの処理に使うのはもったいないことです。
脳を有効活用する方法
日々の仕事に欠かせないビジネスメール。
頻繁にメールを確認し、素早い返信を心がけている人もいると思います。
しかし、メールに追われる毎日では、それだけで脳は疲れ切ってしまいます。
押し寄せるメールの波にのまれず、脳を上手に使うにはどうすればいいのでしょうか。
■メールチェックの頻度を減らす
メールチェックはマルチタスクの原因となるため、チェック回数を減らすと仕事に集中できます。
1日10回していたメールチェックを1日3回に制限することで、日々の緊張やストレスが和らぎ、幸福感が向上するという報告もあります。
一方、制限なくメールチェックをすると、ストレスが増加し、生産性や幸福度も下がるのです。
■メールする時間帯を考える
週末や夜遅い時間帯などには迷惑になる可能性があるので、メールはなるべく控えるようにしましょう。
平日の勤務時間中はどうしても仕事に追われることになるので、帰宅後や週末などはせめて自分の時間を大切にしてゆっくり休みたいものです。
これは自分自身が仕事から離れる時間を持つという意味でも大切ですが、相手にとっても、プライベートな時間まで仕事のメールが入ってきてしまうとストレスになる可能性があるからです。
■即レスを求めない文化をシェア
「即レスしないと怒られる」「仕事ができない」といった雰囲気をなくしていくことも大切です。
早めにレスが欲しい時はその旨を明記する、それ以外はのんびり構えていていい、などのルールをメンバーの間でシェアしておくと、お互いのストレスが軽減されます。
そうすれば、リラックスした状態で仕事が進むため、好循環が生まれてくるのです。
まとめ
メールチェックはストレスの元と脳を有効活用する方法について解説していきました。
- メールチェックは、四六時中していると精神的に疲れてストレスの元になる。
- 脳を有効活用する方法は、①メールチェックの頻度を減らす②メールする時間帯を考える③即レスを求めない文化をシェアするなどがある。
意識的に周りの情報を遮断すれば、集中力は自然に高まってきます。
業種や職種によって事情は異なりますが、「メール返信に追われてしまう」という人は、意識して「仕事に没頭する時間」を作り出してみてはいかがでしょうか。
ストレスが減り、脳がクリアになることで仕事の能率も上がるかもしれません。
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